Dina personuppgifter

Denna information beskriver hur Sandsjöbacka Trail hanterar personuppgifter, samt vilka rättigheter du har vid hantering av personuppgifter. Ansvarig för hanteringen av personuppgifter är Sandsjöbacka Trail Events AB. Från och med den 25:e maj 2018 kommer den nya EU-dataskyddslagen GDPR att träda i kraft. Informationen riktar sig till dig som:

  • Är kund hos oss. När du köper en startplats till någon av våra events.
  • Besöker vår hemsida eller via våra plattformar i sociala medier. 
  • Deltar i våra marknadsaktiviteter. Eller på andra sätt kommunicerar med oss. 

Din integritet
Din integritet tar vi på största allvar. Vi är angelägna om att de personuppgifter som samlas in om dig lagras och hanteras på ett tryggt och säkert sätt i enlighet med dataskyddsförordningen. Vi vill uppmuntra dig att läsa igenom nedanstående noggrant. Om du har frågor angående hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finns i slutet av informationstexten.

Dina rättigheter och våra skyldigheter
Om du har angett samtycke som den rättsliga grunden, har du rätt att närsomhelst dra tillbaka ditt samtycke (genom våra kontaktuppgifter längst ner), vilket innebär att vi omedelbart slutar skicka information till dig och raderar dina uppgifter. De uppgifter vi tar emot från dig är för att kunna genomföra våra event med dig som deltagare, misstycker du mot detta blir följden att du inte kan delta vid våra event. För registrerade uppgifter har du rätt att begära ett registerutdrag, för att kunna kontrollera vilken information som finns registrerad om dig. Sandsjöbacka Trail Events AB har skyldighet att rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Vill du inte synas på bild, kontakta oss. Om du vill nyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna. Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen:

  • Tillgång till personuppgifter – du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter samt ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas. 
  • Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. 
  • Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna.
  • Invända mot behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse och mot behandling för direktmarknadsföring – du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller att behandlingen begränsas. 
  • Rätten till dataportabilitet – du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till de uppgifter som du gett oss.

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss. Du har även rätt att klaga till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.

Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig; exempel namn, email, personnummer, kön, telefonnummer, adress, bild, film etc.

Vilka personuppgifter hanterar vi om dig och varför?
Nedan förklarar vi hur dina personuppgifter används för att vi ska kunna ge en relevant upplevelse i vår verksamhet.

1. För att kunna hantera ditt deltagande i evenemang

Personuppgifter behandlas för att:

  • Kunna göra identifikation och ålderskontroll
  • Kunna göra klassindelning
  • Kunna göra en korrekt startgruppstilldelning
  • Leverera tävlingsinformation och startbevis
  • Kunna producera utrustning till evenemanget, inklusive men ej begränsat till, nummerlapp
  • Hantera betalningar
  • Kommunicera med kunden före, under och efter deltagandet (t.ex. resultat, fotografier, frågor eller utvärderingar)
  • Fastställa och publicera resultatlistor efter evenemanget
  • Kunna skicka beställda eller inkluderade produkter efter evenemanget (t.ex. diplom och personlig medaljbricka)

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer)
  • Personnummer (för individer med svenskt personnummer)
  • Födelsedata (för alla individer)
  • Resultathistorik

Laglig grund: Fullgöra våra åtaganden enligt avtal med dig

Lagring och gallring:

Då ditt resultat i ett evenemang kan vara seedningsgrundande för deltagande upp till två år senare behandlas data för detta ändamål i två år från genomfört lopp. Därefter gallras informationen på din anmälan så att endast data nödvändig för att publicera kompletta resultatlistor kvarstår, d.v.s. namn, födelseår, kön, ort, förening, företag, startnummer, startgrupp och resultat (inkl. mellantider).

2. För att kunna marknadsföra evenemang, produkter och tjänster

Personuppgifter behandlas för att:

  • Visa relevanta förslag på evenemang
  • Skicka direktmarknadsföring via e-post, sms, sociala medier eller andra liknande elektroniska kanaler för kommunikation samt via post, inklusive erbjudanden från samarbetspartners. T. ex. genom att utföra kampanjer eller skicka erbjudanden och inbjudningar till evenemang till: alla kunder/deltagare, ett visst kundsegment (t ex kvinnor/män mellan 20-25 år i Sverige), eller en enskild kund.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer)
  • Ålder
  • Bostadsort
  • Uppgifter om hur kunden använder Sandsjöbacka Trails webbsidor och andra digitala kanaler
  • Social identitet
  • Anmälnings- och resultathistorik
  • Resultat från kundnöjdhets- eller marknadsundersökningar

Laglig grund: Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra evenemang, produkter och tjänster som vi tror att du kan vara intresserad av.

Lagring och gallring:

Uppgifter lämnade i samband med en anmälan kan användas i marknadsföringssyfte i upp till två år efter din anmälan. Uppgifter från ditt konto, förutsatt att du har ett konto, kan komma att användas i marknadsföringssyfte så länge ditt konto är aktivt. På Mina sidor för ditt konto kan du själv ändra inställningarna för hur vi får kontakta dig för detta ändamål.

3. För att kunna genomföra och hantera deltagande i tävlingar och event

Personuppgifter behandlas för att:

  • Kommunicera med kunder som deltar i en tävling
  • Kommunicera med kunder innan och/eller efter ett event (t.ex. bekräftelse, frågor eller utvärderingar)
  • Kunna göra identifikation och ålderskontroll
  • Utse vinnare och förmedla priser.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Personnummer eller ålder
  • Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer)
  • Uppgifter lämnade i tävling
  • Uppgifter lämnade i utvärderingar
  • Uppgifter om vilket event du kommer delta (eller har deltagit) i

Laglig grund: Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna genomföra tävlingar och event.

Lagring och gallring:

Uppgifter lämnade vid deltagande i tävlingar och events arrangerade av Sandsjöbacka Trail Event AB behandlas för ovan ändamål i upp till ett år efter tävlingen/eventet. Därefter kan anonymiserad data sparas. Med detta menas att de uppgifter som gör att något kan knytas till dig som person har raderats men uppgifter såsom ålder, kön och ort kan sparas för att utgöra data till fortsatta sammanställningar och deltagaranalyser.

För att hantera kundtjänstärenden

Personuppgifter behandlas för att:

  • Kommunicera med kunden och besvara frågor som kommer till kundtjänst via telefon eller andra kanaler (t.ex. sociala medier)
  • Kunna göra en identifikation
  • Utreda frågor, klagomål och supportärenden (inkl. teknisk support)

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer)
  • Din korrespondens
  • Uppgifter om anmälan/deltagande alternativt köpt produkt
  • Användaruppgifter för Mina sidor, t.ex. vid problem att logga in eller hantera anmälnings- och resultathistorik.
  • Tekniska uppgifter om din utrustning som är nödvändig för supportärenden

Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose ditt och vårt intresse av att kunna hantera kundtjänstärenden

Lagring och gallring:

Uppgifter lämnade vid kontakt med kundtjänst sparas i maximalt två år oavsett hur kontakten skett.

4. För att kunna fullgöra rättsliga förpliktelser (t ex avseende krav i bokföringslagen, produktansvar och produktsäkerhet och skydd av personuppgifter i IT-system)

Personuppgifter behandlas för att:

  • Kunna uppfylla rättsliga förpliktelser, enligt krav i lagar, domar eller myndighetsbeslut. Sådana krav kan t ex avse krav avseende produktansvar och produktsäkerhet såsom framtagande av kommunikation och information till allmänheten och kunder om produktlarm och produktåterkallelser, t ex vid en defekt eller hälsovådlig vara eller i den mån det krävs av bokföringslagen eller penningtvättslagen och kan hänföras till en enskild individ.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer)
  • Din korrespondens
  • Uppgifter om anmälan/deltagande alternativt köpt produkt
  • Användaruppgifter för Mina sidor
  • Personnummer
  • Betalningsinformation

Laglig grund: Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är att den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar oss.

Lagring och gallring:

Lagring av personuppgifter sker så länge som behövs för att fullfölja de rättsliga förpliktelserna, därefter anonymiseras eller raderas uppgifterna.

5. För att kunna utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster, produkter och system för kundkollektivet i stort

Personuppgifter behandlas för att:

  • Göra tjänster mer användarvänliga, t.ex. ändra i användargränssnitt för att förenkla informationsflödet.
  • Ta fram underlag i syfte att förbättra vårt utbud av evenemang och produkter
  • Ta fram underlag i syfte att utveckla och förbättra vår resurseffektivitet ur ett miljö- och hållbarhetsperspektiv, t ex genom att effektivisera leveranser
  • Ge dig en möjlighet att påverka vårt utbud av evenemang och produkter
  • Ta fram underlag att förbättra IT-system i syfte att höja säkerheten för våra besökare och kunder generellt.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Köp- och användargenererad data (t.ex. klick- och besökshistorik)
  • Ålder
  • Bostadsort
  • Din korrespondens och feedback avseende våra evenemang och produkter
  • Teknisk data rörande enheter som används och inställningar, t ex språkinställning, IP-adress, webbläsarinställningar, tidzon, operativsystem, skärmupplösning och plattform
  • Information om hur du interagerat med företaget, dvs. hur tjänster använts, inloggningsmetod, var och hur länge olika sidor besökts, svarstider, nedladdningsfel, hur tjänster kan nås och när man lämnar tjänsten etc.

För att kunna uppfylla ändamålet utför vi generella analyser i aggregerad form, dvs. inte på individnivå, avseende:

  • Hur våra webbsidor och andra digitala kanaler används
  • Köp- och deltagarhistorik
  • Ålder
  • Ort
  • Feedback avseende våra tjänster och produkter och resultat från kundnöjdhets- eller marknadsundersökningar
  • Data från kunders enheter och tekniska inställningar

Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster, produkter och system.

Lagring och gallring:

Uppgifter inhämtade i detta syfte lagras i upp till två år från inhämtandet. Därefter anonymiseras eller raderas uppgifterna.

Vem hanterar dina personuppgifter?
Dina personuppgifter hanteras av Sandsjöbacka Trail Events AB och företag vi samarbetar med för att genomföra våra events. Race.se, EQ Timing, ITRA, Trac Trac och andra samarbetspartners som behöver personuppgifter för att genomföra våra event eller erbjuder dig relevant information utifrån eventets syfte. Dina personuppgifter hanteras endast av tredje part för eventens syfte och aldrig annars. Tredje part raderar dina personuppgifter när deras uppdrag för eventen är avslutat.  Information som lagras av tredje parter är resultatlistor, anmälningslistor och poängregister.  

Uppdatering av hantering av personuppgifter
Vi kan komma att uppdatera den här informationstexten, t.ex. om vi skulle behandla dina uppgifter för nya ändamål, samla in ytterligare uppgifter eller dela dina uppgifter med andra mottagare. I sådant fall kommer du få ta del av en uppdaterad information där förändringarna fram­går. Den senaste versionen av informationen finns alltid publicerad här på sandsjobackatrail.se

Kontaktuppgifter
info@sandsjobackatrail.se